“Oфис мoжeт сущeствoвaть бeз дирeктoрa, нo нe мoжeт oбoйтись бeз сeкрeтaря.
(Oфис мудрoсть)”
Нa рынкe трудa прoфeссия сeкрeтaря «» имeeт устoйчивый спрoс, нo сeгoдня рaбoтoдaтeли oтмeчaют дeфицит спeциaлистoв. Нaкaнунe «Eврo-2012» спрoс нa oфисныx и aдминистрaтивныx рaбoтникoв вoзрaстeт, пoэтoму пoрa oбрaтить внимaниe нa этиx oчeнь вaжныx прoфeссий. Кaким дoлжeн быть нaстoящий сeкрeтaрь? Кaкoвы eгo oбязaннoсти? Чтo oн дoлжeн знaть и умeть? Eсть ли рaзницa мeжду сeкрeтaрeм и oфис-мeнeджeрa, секретаря и помощника? Постараемся найти ответы на эти вопросы.
Секретарь — одна из древнейших профессий, чье название происходит от словосочетания «охрана тайны». Так называемые специальные люди, которые находились на службе при дворе и имел доступ к государственной и личной тайны. Сама позиция считается престижным и респектабельным. В течение двух тысяч лет эта профессия претерпела значительные изменения, а главное — стал преимущественно женским.
Сегодня секретарь-это образованный человек, который стремится к личному и профессиональному развитию. Можно сказать, что эта древняя профессия сейчас приобретает новый смысл. Причиной этого является эволюция представлений о социальном статусе и имидже профессии. От старого стереотипа отношения к секретарю, как девушка, которая «люки» время между попытками поступить в институт, общество постепенно переходит к формированию имиджа секретаря специалиста, который владеет всеми необходимыми знаниями и навыками.
Каковы основные ожидания от современного секретаря, и особенно завтра секретарь?
Основой любой компании является взаимодействие секретарей и их руководителей. Если желаемый результат совместной работы, достигнутые в оптимальный период времени, при сохранении благоприятной атмосферы отношений, взаимодействия секретаря и руководителя можно считать эффективной. Важность качественной работы секретаря управляет выражение: «хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину».По данным КП (классификатор профессий) , секретарь относится к категории технических работников, но на самом деле он-правая рука руководителя.
Прежде всего, важно научиться управлять информационными потоками, которые падают на голову. Секретарь должен уметь выбрать полезное для руководителя информации, анализировать, структурировать и применять ее в наиболее удобном для восприятия виде. И это не может быть достигнуто без тщательного команду новейших компьютерных технологий. Потому что информация может быть представлена не только в печатном, но и в форме электронного документа или мультимедийной презентации.
К основным функциям секретаря относятся также к координации деятельности всех служб предприятия и работников отдела; сбор и анализ информации, обеспечение контроля документации и контроля исполнения решений; прием посетителей и телефонное общение.
Работа с людьми-это одна из самых важных сфер деятельности секретаря. Цель работа с людьми-это формирование положительного имиджа компании, поэтому среди главных качеств секретаря следует обратить внимание на общительность, дружелюбие, умение произвести впечатление.
При приеме посетителей, это важно уметь применять знание этикета и протокола, уметь проявлять уважение, проявлять интерес к проблемам посетителей. Роль секретаря в приеме гостей (делегаций) тоже важно, потому что секретарь влияет на формирование первого впечатления о компании.
Обязанности секретаря становится все более интересной и сложной. Современный секретарь должен знать деятельности компании и должностные обязанности сотрудников; учет и правила оформления документов, порядок формирования и подготовка документов в архив; психология и законы эффективной коммуникации; служебный этикет и современный компьютер для редактирования программ.
Профессия секретаря требует также определенных личностных качеств: умение контролировать свое эмоциональное состояние (быть сдержанным во всех ситуациях), доброта, честность, ответственность и упорство.
Еще одна особенность-секретаря становится все более важным. Это желание и способности развиваться в рамках своей профессии.
Должность секретаря может стать первой ступенью на карьерной лестнице. Второй этап можно считать профессией категории офис и Административный персонал: административный помощник, помощник менеджера, помощник. Все они входят в раздел «эксперты» классификатор профессий. Основные требования к этой группе профессионалов — знание организации эффективного управления и функционирования компании, знание риторики и этики профессиональных отношений, имиджелогии и различных PR-технологий. Третья ступень карьерной лестницы-это должность менеджера по административной деятельности (офис-менеджер) и администратор офиса относится к категории руководителей.
Приобретенные знания и развитые навыки повысят вашу конкурентоспособность и поможет вам чувствовать себя более уверенно на рынке труда.
Источник: «Дом Кадров»